Руководитель аппарата/Начальник управления делами/Руководитель проектов

руководство проектами разработки и внедрения информационных систем, проектами разработки специального программного обеспечения, решение интеграционных задач с существующими системами Заказчика; - управление проектами разработки и внедрения корпоративных информационных систем в интересах бизнес-подразделений Корпорации (производственных, коммерческих, финансовых и т.д.); - участие в проектировании облика и архитектуры программно-аппаратных комплексов, облика продукта, выборе технологий и платформ на основании бизнес-требований; - комплексное управление качеством финального продукта, предоставление отчетности по проекту заинтересованным сторонам с разной степенью детализации в установленный срок; - руководство командой специалистов по разработке конструкторской и программной документации на изделия и программно-аппаратные комплексы; - планирование и контроль проекта (сроки и качество исполнения работ, учет версий продукта, контроль стандартов), участие в тестировании и приемке работ. Координация проектных команд на стороне заказчика и исполнителя (бизнес-заказчики, группа разработки, аналитики, внешние субподрядчики); - управление рисками: определение основных рисков (анализ критического пути), факторов по их устранению; - оценка стоимости, разработка и согласование бюджета проекта.

Реализация проектов с IT составляющей на всех его этапах от разработки до внедрения: - формирование проектной документации; - формирование ТЭО и бюджета проекта; - подбор команды аналитики и разработки; - управление и координация проектов по внедрению систем документооборота (ЭДО, КЭДО, ФЭДО, ЮЗДО) с начальной фазы до успешного завершения; - разработка стратегии проекта, бюджетирование; - планирование и контроль выполнения задач; - анализ и оптимизация бизнес-процессов с целью определения потребностей в системе документооборота; - подготовка и представление отчетов о ходе проектов заказчикам и руководству компании; - управление командой проекта, включая назначение задач, мониторинг производительности и мотивацию сотрудников. Организация документооборота Компании: - оптимизация и автоматизация бизнес процессов в области документооборота. - организация архивного хранения клиентских и неклиентских документов, разработки номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив; - разработка интеграционных решений и взаимодействий различных систем и баз данных; - управление договорной деятельностью компании; - организация проведения коллегиальных органов; - осуществление контроля за оформлением командировочных документов, регистрацией работников, прибывающих в командировку; - планирование расходов по статьям затрат при подготовке бюджета и формировании годовой комплексной программы закупок департамента; - централизация и организация работы ассистентов Топ-менеджмента и руководителей подразделений.

Организация работ по реализации проектов в области космического приборостроения (НИР, ОКР): - формирование и управление группой реализации проекта; - составление бюджета проекта и его исполнения; - подготовка документов, необходимых в ходе реализации проекта; - составление и проверка договоров с поставщиками и подрядчиками; - составление графиков проведения работ и контроль за сроками их реализации; - корректировка проекта при необходимости; - организация планового и аналитического учёта. - организация и привлечение соисполнителей для реализации проекта; - организация и подготовка отчетной документации; - подготовка и закрытие актов сдачи научно-технической продукции; - согласование с ВП МО РФ отчетных документов по закрытию этапов контрактов (договоров) Внедрение и развитие системы электронного документооборота (1с, Docsvision): - регламентация и оптимизация бизнес процессов работы с документами; - проектирование организационной структуры. - разработка ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов; - документационное обеспечение управления, организация контроля исполнения поручений и указаний руководящих должностных лиц; - определение единых требований к подготовке и организации исполнения поручений и указаний руководящих должностных лиц; - определение единых требований к подготовке, согласованию и внесению проектов локальных нормативных актов на рассмотрение генеральному директору и руководящим должностным лицам; - организация работы с документами ограниченного порядка доступа и распространения (конфиденциальное делопроизводство); - определение порядка работы архива Общества и порядка использования документов, находящихся на архивном хранении; - формирование матрицы распределения обязанностей между департаментами блока, определение объема полномочий структурных подразделений и описание ключевых бизнес-процессов, входящих в зону ответственности блока.

- организация и обеспечение деятельности генерального директора, заместителей генерального директора и руководителей прямого подчинения генеральному директору Общества; - организация перспективного планирования мероприятий с участием генерального директора, заместителей генерального директора и руководителей прямого подчинения генеральному директору Общества; - организация документооборота Общества; - внедрение и развитие системы электронного документооборота на базе 1С; - организация архивного хранения документов Общества; - организация контроля исполнения решений общих собраний акционеров, Совета директоров, Правления, приказов, распоряжений, протоколов совещаний под председательством генерального директора Общества, а также сроков исполнения писем (обращений) в СЭД (АСУД, МосЭДО).

- исполнение задач генерального директора направленных на оперативное управление; - визирование документов относящихся к оперативному управлению компании и компетенции исполнительного директора; - контроль за соблюдением правильного делопроизводства. Организация работы контрольно-организационного управления, приемной генерального директора; - организация и контроль работы административно-хозяйственной службы; - подготовка материалов к совещаниям у руководителей органов исполнительной власти города Москвы о ходе проектирования и строительства объектов метрополитена, улично-дорожной сети, транспортно-пересадочных узлов и комплексов, объектов гражданского назначения города Москвы; - разработка нормативной документации по ключевым направлениям деятельности группы компаний; - разработка IT бюджета группы компаний; - внедрение системы электронного документооборота. Организация контроля исполнения поручений генерального директора. Подготовка писем по контрольным документам на имя заместителя Мэра; - распределение поступающей корреспонденции на имя генерального директора по исполнителям. Взаимодействие с градостроительным комплексом г. Москвы.

- организация эффективной работы Аппарата генерального директора (включая приемные заместителей генерального директора): подбор, обучение и мотивация сотрудников, постановка долгосрочных и ежедневных целей, координация распределения задач между сотрудниками, личное участие в решении нестандартных задач; - организация контроля исполнения приказов, распоряжений, поручений генерального директора и его заместителей, ведение протоколов совещаний с участием генерального директора и контроль их исполнения, подготовка аналитических материалов по исполнительской дисциплине; - взаимодействие с представителями функциональных подразделений и предприятий группы компаний в рамках проектов (сбор информации, обработка запросов, координация и контроль выполнения этапов проектов по срокам и содержанию); - организация проведения совещаний бюджетного комитета предприятия и совета руководителей; - организация разработки бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, контроль их реализации и исполнения; - организация разработки сетевых графиков; производства продукции и контроль их исполнения. - разработка организационно-распорядительной документации по организации производственной деятельности предприятия; - контроль и координация подготовки руководителя к совещаниям, коллегиям, советам директоров, командировкам, подготовка презентаций по направлениям деятельности предприятия, координация деятельности управления со смежными подразделениями предприятия и внешними организациями, техническая, информационно - аналитическая и административная поддержка руководителя; - оказание методической и практической помощи структурным подразделениям предприятия в организации документооборота, в работе по подготовке и оформлению документов; - внедрение СЭД (полный цикл от ТЗ до внедрения и сопровождения).